Qui dit fête dit forcément « sous sous » que l’on dépense. Peut-être pas autant que ce que vous pouvez l’imaginer (mais ça, je vous en parlerai dans un prochain article) mais dépenses quand même.

Celles-ci vont varier en fonction de vos envies et l’ampleur de la fête que vous souhaitez organiser (grandeur du lieu, nombre d’invités, type d’animation, quantité de plats, folies dans la décoration, etc), et en fonction de l’argent que vous pouvez/voulez y consacrer. On appelle cela votre capacité de financement en terme barbare financier ;-).

 

Moi qui ai été responsable des finances sur plusieurs de mes jobs précédents, j’ai des réflexes d’élaboration et suivi de budget automatiques dès que j’organise un programme. Attention, ne m’imaginez pas comme une nana psychorigide qui fait des tableaux EXCEL pour tout et qui compte le moindre centime. Loin de là ! Je profite pleinement des moments de plaisir que je m’offre et sans en regretter les coûts. Mais j’aime bien savoir où part mon argent et selon quelle proportion pour les gros évènements.

Je sais par exemple combien m’ont coûté mes dernières vacances et ce que j’ai consacré pour les postes de dépenses de l’hébergement, transport, loisirs et repas. C’est un calcul que j’ai fait à mon retour grâce à un suivi des coûts au quotidien que je faisais pour le partage des dépenses entre les participants (et grâce à une super appli gratuite que je vous recommande et qui s’appelle Tricount !). Avant de partir j’avais déterminé grosso modo les enveloppes que je comptais allouer à chaque type d’achat et un plafond global.

 

Lorsque l’on organise une fête, c’est un peu le même processus, si ce n’est que toutes les dépenses se font en amont du jour J. Au-delà de l’aspect purement informatif et de l’aspect rébarbatif de la chose, élaborer un budget permet de :

  • Se fixer des limites de dépenses à ne pas dépasser et éviter de tirer la tronche en regardant son compte en banque après-coup… :-/,
  • Se demander sur quelle partie de l’organisation on a envie de mettre l’accent et donc quels achats seront prioritaires,
  • Se poser la question du fait-maison ou Do It Yourself (DIY) pour chaque tâche,
  • Ne rien oublier des grandes étapes à réaliser,
  • Avoir une vision globale des coûts de sa fête après coup (et non pas coût #jeudemotsdefinancière #mouhahaha !) et se dire qu’on peut raisonnable renouveler l’expérience tous les ans (ou plus pourquoi pas !) pour se faire plaisir ainsi qu’à ses proches… :-).

 

Vous l’aurez compris, un budget de fête est très très utile et facile à réaliser en plus ! (si si je vous l’assure !) 🙂.

Dans cet article je vous prends par la main et vous donne toutes les clefs pour élaborer et suivre correctement un budget de fête sans ne rien oublier. En prime je vous offre un tableau de suivi pré-rempli à télécharger !

dessin calculs petite

1. Fixez-vous un plafond total de dépenses pour votre fête

Le plafond c’est le budget total limite c’est-à-dire l’addition de toutes dépenses prévisionnelles que vous ne voulez pas/pouvez pas dépasser.

C’est généralement un chiffre rond fixé approximativement (« à la louche » comme en dit) en fonction de votre épargne et vos envies. Il est évalué selon vos connaissances de ce que coûte une fête généralement et ce que vous voulez y mettre vous pour celle que vous imaginez.

Si vous n’en avez aucune idée, pas de panique, l’étape n°2 vous y aidera.

 

Pour fixer ce montant, je vous conseille de faire :

  1. un petit point sur vos économies
  2. puis sur vos souhaits (oui oui dans cet ordre !).

L’idée est de prévoir une enveloppe que vous pouvez tenir et qui ne vous met pas dans le caca au niveau financier. Mais également de se faire plaisir et ne pas se sentir frustré(e) dans la préparation de sa fête. Le tout sans scrupule car OUI, vous avez le droit de vous offrir un chouette moment festif tout en gâtant vos proches !

C’est une question de dosage, mais l’essentiel est de se sentir à l’aise avec le chiffre que vous allez déterminer. N’oubliez pas non plus que personne à part vous ne le connaîtra.

 

Allez-y, fixez votre plafond et notez le sur une feuille. Ne pensez pas encore aux détails de ces dépenses : nous allons le faire ensemble.

 

2. Listez et évaluez les postes de dépenses de votre fête

Un poste de dépenses c’est un type d’achat. Il s’agit de lister sur un document papier ou informatique (voir le document à télécharger à la fin de cet article) tous ceux qui sont à prévoir pour votre fête, puis attribuer à chaque catégorie un montant global évalué.

 

Voici les postes de dépenses que l’on retrouve dans la plupart des fêtes et à ne pas oublier.

Pour chacun d’entre eux, évaluez le montant maximum que vous souhaitez mettre. Si vous n’avez aucune idée de ce que peut coûter l’une ou l’autre chose, je vous invite à chercher rapidement sur le Net avec les mots clefs correspondants + le nom de votre ville/région, de comparer 2 ou 3 sites et de noter le montant qui vous correspond le mieux, même si vous ne savez pas encore si vous allez recourir/acheter celui-ci.

 

  • Le lieu : Il s’agit des coûts liés à l’endroit où se déroulera votre fête : le montant de la location s’il y a, de la privatisation d’un endroit, les coûts éventuels d’électricité, de chauffage, de location de tables, chaises ou autre….

 

  • Les invitations : Ce sont les coûts liés à l’envoi d’un Save the Date et d’invitations, surtout si vous compter les faire faire et les envoyer au format papier. Il peut donc s’agir de coûts de graphiste, de papier, d’impression, d’un prestataire en ligne ou de l’affranchissement.

 

  • Le repas : Voilà les coûts liés à votre menu et tout ce qui se mangera pendant votre évènement : les aliments (les courses quoi !), les boissons, les amuse-bouches, les bonbons, etc. Cela peut également être le recours à un cuisinier, un traiteur ou un barman. Ou encore la location d’un four ou autre matériel.

 

  • La décoration : Dans la décoration de fête, je fais entrer tant les coûts de décoration de salle (c’est-à-dire les achats de ballons, guirlandes, cotillons, chapeaux, banderoles, pompons, fleurs, etc), que la décoration des tables (serviettes, nappes, verres, assiettes, couverts, centres de tables, etc). On peut aussi envisager de recourir à un décorateur pourquoi pas et donc les coûts de ses prestations s’ajoutent ici.

 

  • Les animations : Cela peut être les animations confiées à des prestataires extérieurs (animateur, clown, magicien, DJ, photographe, danseur, locations diverses, etc). Mais également le matériel nécessaire à la préparation et l’animation d’activités et jeux que vous créerez vous-même comme des feuilles, stylos, boites, autre papeterie, impression…

 

  • Ta mise en beauté : Etape importante à ne pas oublier dans l’organisation de sa fête, il s’agit des coûts d’achat d’une tenue (et ce qu’il y a en dessous aussi pour être raccord jusqu’au bout) ou d’un déguisement, de maquillage, du coiffeur, de manucure, pédicure ou tout ce qui vous fera du bien et vous permettra de vous sentir le ou la plus belle le jour J !

 

  • Autres dépenses : Vous aurez peut-être des frais de garde pour votre enfant, votre animal, de déplacement ou que sais-je. Cela peut aussi être le fait de s’offrir les services d’une spécialiste auprès des particuliers qui veulent créer et organiser des moments uniques et extraordinaires avec leurs proches pour fêter un évènement particulier de leur Vie…. (c’est de moi dont je parle pour ceux qui n’auraient pas compris 0:-))

 

Pour les mariages vous pouvez rajouter et distinguer les coûts suivants :

  • Les alliances : Ai-je besoin de détailler ce poste de dépense ? 🙂
  • Les fleurs que vous pouvez sortir du poste « décoration » en intégrant dedans le bouquet de la mariée et celles qui orneront la salle.
  • Les déplacements : Il peut s’agir des vôtres si vous louez par exemple une voiture spéciale pour vous emmener d’un endroit à l’autre. Mais aussi de ceux de vos invités (train, avion, transports en commun) si vous les prenez en charge.
  • L’hébergement : Là également les coûts de votre hébergement si vous logez avant et/ou après votre fiesta dans un autre endroit que chez vous. Aussi celui de vos invités qui viennent de loin si c’est vous qui les payez.
  • Le voyage de Noces : Une enveloppe globale prévisionnelle suffira pour continuer à célébrer et profiter de votre union.

 

Passer en revue chacun de ces postes de dépenses permet de commencer à se questionner sur ce que l’on veut, opter pour le home made ou le recours à des prestataires, faire certains choix…, et donc sans vous en rendre compte vous commencez à organiser votre fête !

 

3. Réajuster le montant global de votre fête 

La somme totale des postes de dépenses que vous venez d’estimer vous donnera le budget total prévisionnel de votre fête.

Il est à comparer avec le plafond que vous vous êtes fixé en 1.

 

S’il le dépasse, il s’agit de revoir à la baisse vos postes de dépenses, soit en décidant de réaliser vous-mêmes certaines tâches, soit en prévoyant de trouver un prestataire moins cher, soit en revoyant vos prétentions à la baisse.

 

4. Suivez vos dépenses et respectez votre budget de fête

Afin de respecter votre budget de fête et de ne pas avoir de mauvaise surprise, il s’agira au fur et à mesure de l’avancée de votre organisation, de reporter les coûts dans chacune des cases « dépenses réelles » du tableau, afin de comparer vos achats effectivement réalisés avec votre prévisionnel. C’est la partie qui demande un poil de rigueur mais cela ne vous prendra que 5min au retour de chacun de vos achats. Et puis vous vous sentirez tellement satisfait(e) de vous et en maîtrise de vos dépenses quand vous l’aurez fait !

 

Voici mon cadeau pour vous ; un tableau de suivi budgétaire d’un fêtes pré-programmé. Vous n’aurez qu’à compléter les cases vertes de texte pour détailler les choses et les case jauness avec les sommes estimées ou réelles. Les totaux (les cases rouges) ne sont pas à toucher et se calculeront automatiquement.

 

—>  Le budget de votre fête

 

Pour rappel : Le prévisionnel est les sommes que vous allez déterminer aujourd’hui. C’est ce que vous pensez mettre au total pour tel type de dépense pour votre fête. Le réalisé est ce que vous allez effectivement dépenser.

 

Vous pourrez ainsi contrôler que vous n’exploser pas le budget pour chaque type de dépense mais aussi de manière globale. Cette méthode vous permettra de savoir où vous aller financièrement et d’avance plus sereinement dans l’organisation de votre fête.

Mon conseil est de rester souple et de s’autoriser à réaliser des transferts d’intention de dépenses entre les postes. Tant que vous êtes en accord avec vous-même, tout ira bien !

 

Vous voilà paré(e) pour entamer une organisation de fête tout en en maitrisant les coûts ! Ce n’est pas génial ? Si des questions subsistent, n’hésitez pas !

 

Et vous ? Avez-vous l’habitude de tenir un budget lorsque vous organisez une fête ? Quelles sont vos difficultés par rapport à la gestion d’un tel budget ?

Venez me raconter tout cela dans les commentaires ci-dessous !
N’hésitez pas à partager cet article s’il vous a plu !

 

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